Warto mieć umowę. Na wszystko. Umówić możesz się na cokolwiek chcesz, co jest zgodne z prawem i obowiązującymi zasadami. W innej formie niż pisemna też możesz się umówić, ale niekoniecznie wyegzekwujesz to na co się umówiłaś/umówiłeś.
Dlaczego umowa jest ważna w Twoim przypadku?
Jesteś grafikiem, operatorem, scenarzystą, reżyserem, projektujesz breloczki albo domy, cokolwiek tworzysz odpłatnie dla kogoś, oczywiście potrzebujesz umowy. Ciekawe jest to, że nawet gdy nie zawrzesz jej na piśmie, ona i tak zwykle istnieje. Problem w tym, że nie zawsze oraz z pewnością nie w całości. Jeśli chcemy przeniesienia praw autorskich, absolutnie niezbędne jest zawarcie umowy na piśmie.
Zachęcam do spisywania umów, a uprzednio negocjowania ich treści, traktowania siebie jako pełnoprawnego podmiotu obrotu gospodarczego. Wówczas w razie sporu, łatwiej bądź to negocjować ugodę, bądź toczyć spór w sądzie.
Jaka umowa, po co umowa
W umowie „kreatywnych”, czyli zwykle umowie o dzieło (choć może ona nazywać się inaczej – ostatnio miałam do czynienia np. z „umową z operatorem obrazu”) jak w każdej innej umowie, trzeba określić zakres zadania/dzieła, najlepiej terminy wykonywania czy ostatecznego wykonania i terminy płatności. Tu mamy pełną dowolność. Każdy zwykle dobrze wie, co, za ile, dla kogo i kiedy robi, chociaż bywają sytuacje, gdy wykonanie dzieła/zlecenia (często niestety tego określenia używa się nazywając w rzeczywistości dzieło czy utwór). Dlaczego w przypadku „kreatywnych” umowa powinna być pisemna? Bowiem umowa ta będzie zwykle zawierała w sobie przeniesienie praw autorskich do utworu, do dzieła, które stworzyliśmy. Każda umowa, która zawiera przeniesienie praw autorskich, aby była skuteczna musi być umową pisemną. Jeśli zamawiającym jest producent czy agencja reklamowa, niewątpliwie zadbają o formę pisemną we własnym interesie. Inaczej prawa autorskie twórcy nie przejdą na producenta lub agencję. Twórca jednak powinien tę umowę dobrze zanalizować i sprawdzić, jaki zakres praw przekazuje agencji i czy rzeczywiście aż tyle praw chce przekazać. Od tego bowiem zależy nie tylko cena, ale dalsze możliwości twórcy. Nie trzeba bowiem na agencję przenosić swoich wszystkich praw, czyli mówiąc fachowo, praw na wszelkich możliwych do opisania polach eksploatacji. Błędnym jest też często spotykany zapis o przekazaniu praw na wszystkich polach eksploatacji albo wszystkich przyszłych polach eksploatacji bądź zapis, iż przenosi się prawa autorskie na znanych polach eksploatacji, w szczególności … i tu następuje wymienienie kilku.
Strony umowy
Bywają sytuacje skomplikowane, albo nawet podstępne. Dajmy na to agencja reklamowa czy producent, który funkcjonuje w trybie zleceń i outsourcingu, powierza wykonanie dużego projektu swojemu pracownikowi, który z kolei wyszukuje na rynku mniejszych wykonawców, opracowujących poszczególne elementy zlecenia: reżyserów, scenarzystów, operatorów, grafików, informatyków, drukarnie plakatów, miejsca wystaw itd. Wszystko zwykle wygląda wspaniale na etapie projektowania, przekazywania plików, projektowania dokumentacji, kręcenia filmu itd. Potem zaczyna się faza oczekiwania na wynagrodzenie. Jeśli są maile, potwierdzające treść i zakres zamówienia, dobra nasza. Gorzej, jeśli konkretne zlecenia i poprawki oraz co gorsze dodatkowe zamówienia były na telefon. Wtedy, owszem na podstawie przesłanych plików, można udowodnić, że projekt jest nasz, jednak już szczegóły i zakres tego projektu będą do udowodnienia trudne.
Kiedy podpisujemy umowę?
To wydaje się może banalne. Jednak zważywszy na częstą praktykę muszę na to zwrócić uwagę. Umowę powinno się podpisać już w początkowej fazie lub przed przystąpieniem do pracy. W praktyce umowy zawierane są często po pracy, czego nie rozumiem. Wyklucza to bowiem możliwość „dogadania” ważnych albo nawet najważniejszych kwestii.
Uważajmy także na to, kto jest zamawiającym i czy w rzeczywistości jest to agencja lub producent, z którymi pracujemy. Działając jako podmiot zewnętrzny nie znamy struktury tej agencji czy domu produkcyjnego. Niestety zdarza się, że podmiot, który podpisał umowę to nie ten sam podmiot, który zamawiał wykonanie projektu, filmu reklamowego itd. Wystawienie faktury następuje na rzecz podmiotu, który formalnie nigdy nie był zamawiającym. Jeśli zapłaci, sprawa jest załatwiona. Jeśli nie, możemy spodziewać się problemów i to na każdym etapie prób odzyskiwania wynagrodzenia, już na początku, gdy korespondencja kierowana do takiej agencji czy producenta nie będzie odbierana. Nie ma jednak tragedii, nie są to sytuacje bez wyjścia.
A zatem patrzymy na pieczątki, szyldy i sprawdzamy w Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej, czy podmiot, z którym współpracujemy rzeczywiście jest tym podmiotem, za który się podaje.
Na co się umawiamy
W każdej umowie, dobrze jest opisać szczegółowo co robimy, a nawet zawrzeć punkt „pojęcia umowne”. Wyjaśniamy w tym miejscu, że przykładowo, kampania reklamowa oznacza w tej konkretnej umowie konkretne czynności. Należy te czynności wymienić. Przykładowo będzie to: przygotowanie harmonogramu kampanii, opracowanie strategii reklamowej, przygotowanie wszelkich materiałów reklamowych, określenie czym są materiały reklamowe (np. filmy, billboardy, banery, plakaty, wszelkie materiały wizualne i drukowane) itd. im więcej opiszemy w umowie, tym większa pewność, że się dobrze rozumiemy.
Jak ważne jest wyjaśnienie poszczególnych kwestii wiedzą ci, którzy przygotowują umowy, a bardziej ci, którzy później z tych umów próbują coś „wyciągnąć” bądź to w relacjach z kontrahentem bądź przed sądem. Okazuje się, że to co rozumie pod jakimś pojęciem jedna strona, wcale nie oznaczało tego samego dla drugiej. Reklama zewnętrzna dla jednych była tylko fotografią, plakatami i ulotkami, a ktoś innych myślał, że to billboardy z fotografiami i hasłami reklamowymi. Dla jednego przekazanie plików produkcyjnych oznaczało przekazanie plików jedynie do produkcji tego konkretnego projektu, a ktoś inny uzna, że to był tzw. plik otwarty, na którym można dowolnie prowadzić dalsze projekty. Nie spieszmy się z podpisywaniem umów, a już na pewno z rozpoczynaniem prac, zanim nie ustalone zostały wszystkie kwestie. Wówczas jest szansa na mniejsze rozczarowania i lepsze efekty pracy, dla obu stron.
Dwie sprawy jedna umowa
Pierwsza to zakres czynności – czyli wszystko to co jest do wykonania: film, hasło reklamowe, projekty wizualne, projekty graficzne, skład folderów, druk, projekty reklam w wyszukiwarkach internetowych, projekt strony www, banery na stronie www łączące określone treści z rysunkami i innych linkami. Wszystko to i inne, szczegółowo opisane kwestie powinny dla dobra obu stron być zawarte w umowie. Jeśli okaże się, że agencja i wykonawca co innego rozumieli po pojęciem materiały reklamowe, to ten moment, kiedy możemy to dogadać. Późniejsze zgrzytanie zębami to tylko negatywny stomatologicznie skutek tego, że coś przegapiliśmy.
Druga kwestia to przeniesienie praw autorskich. Dbajmy przy tym, aby zapis o przeniesieniu praw autorskich był zgodny z naszymi interesami. Jeśli dostajemy od agencji czy producenta „gotowca”, nie znaczy to, że koniecznie musimy go podpisywać bezwarunkowo i bezdyskusyjnie. Umowa musi określać konkretne sytuacje, w jakich można korzystać i dysponować, mówiąc wprost zarabiać na tym, że zakupiono nasze prawa autorskie. Przykładowo może „publicznie rozpowszechniać utwór/dzieło w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w tym elektronicznie udostępniać na żądanie, w szczególności rozpowszechniać w Internecie oraz sieciach zamkniętych niezależnie od metody połączenia tych sieci”. To dość mocno skomplikowane zdanie jest niczym innym, jak daniem prawa agencji reklamowej, aby w pełni i bez ograniczeń mogła korzystać z naszego projektu, umieszczać go głównie w internecie, w niemal każdej postaci. Brak tego typu zapisów powoduje, że każde umieszczenie projektu w sieci będzie stanowiło naruszenie naszych praw autorskich.
Należy pamiętać, że przeniesienie praw autorskich, aby było ważne musi mieć formę pisemną.
Wynagrodzenie i terminy
Wreszcie coś co będzie stanowiło albo kość niezgody, albo będzie rozwiązaniem wszelkich kłopotów. Umówmy się na ile i na kiedy. Na kiedy musi też dotyczyć „na kiedy płacimy”. Niezwykle częstym przypadkiem jest praca branży kreatywnej w oparciu o maile, kosztorys i faktury. Nie ma w tym nic złego, dopóki kontrahenci są w stanie się porozumieć. Dobra rada twórcy umów brzmi następująco – podzielmy prace na części i umawiajmy się do wypłacania wynagrodzenia w transzach. Nie jest to zawsze przyjmowane przez twórców z entuzjazmem, ponieważ lepiej zapracować i uzyskać całe wynagrodzenie, jednak ta branża niestety kieruje się często zasadą: lepszy wróbel w garści niż gołąb na dachu. Lepiej bowiem zrobić cztery etapy kampanii reklamowej i rzeczywiście otrzymać wynagrodzenie za te cztery etapy, a przy piątym zrezygnować widząc, że producent czy agencja zaczyna mieć problem z wypłacalnością bądź zaczyna „tworzyć problemy”, niż zrobić osiem etapów za darmo i następnie wiele miesięcy próbować odzyskać wynagrodzenie.
Terminy należy określać realnie. Sami najlepiej znacie swój fach. Zawsze konsultując klientów proszę ich o opowiedzenie o tym, jak będzie wyglądał projekt, w sensie struktury. To grafik, operator, scenarzysta najlepiej wie, kiedy i w jakiej formie co należy przekazać, od czego zależy rozpoczęcie pracy nad projektem (np. akceptacja dokumentacji przy filmie bądź wybór obiektów, albo zaakceptowanie wstępnych projektów lub zakończenie korekt). Nie zawsze chwila podpisania umowy będzie chwilą decydującą i początkową.
To samo będzie dotyczyło etapów projektu czy kampanii reklamowej. Warto ustalać terminy tak, aby uwzględniać sytuację obu stron, szczególnie jeśli praca jednych zależy od decyzji drugich. Prace grafika zależą od decyzji osoby decyzyjnej z agencji reklamowej, a wejście na plan reżysera od akceptacji kierownika produkcji.
To tylko elementarne punkty umów twórców, czyli umów o dzieło. Zapisów w umowach może być wiele, w zależności od potrzeb obu stron. Pamiętajmy jednak, aby umowy czytać i przewidywać, jakie będą skutki jej podpisania oraz niepodpisania. Wiedza w tym zakresie może tylko pomóc, nigdy zaszkodzić.
___
tekst ukazał się na blogu o prawie autorskim http://www.autorsky.pl/